Главная » Как правильно заполнять

Правильно заполнять заказное письмо



Как заполнять письмо?

Несмотря на то, что человечество живет в век высоких цифровых технологий, потребность в работе обычной почтовой службы все еще существует. Для того, чтобы информация делового или личного характера дошла до нужного вам адреса, необходимо четко представлять себе, как заполнять письмо правильно.

Виды почтовых отправлений

Для начала стоит определиться, что именно вы хотите отправить: простое письмо, для получения которого не нужны квитанции или расписка от адресата. Таким образом, обычно, посылаются отправления личного характера, открытки, разного рода извещения. Почтовая служба определяет допустимый вес простого письма в пределах 20 грамм, за превышение придется доплатить. Карточки, деньги, ценные документы отправлять в конвертах простых почтовых отправлений запрещено, но, главное, если не указан адрес или он указан неверно, ваше письмо просто не дойдет по адресу и вернется обратно к вам.

В принципе ответ на вопрос, как заполнять заказное письмо, не отличается от ответа об оформлении простых писем. Однако и здесь есть некоторые нюансы. В том случае, если необходимо отправлять важные документы, квитанции, официальные извещения, доставка которых должна быть гарантирована и подтверждена, например, распиской в получении, то выбирать следует заказной тип почтовых отправлений. Ценные документы пересылаются письмами с объявленной ценностью. Максимальный бесплатный вес конверта – 100 грамм, в случае большего веса, такая корреспонденция приравнивается к бандероли.

Кроме всего прочего, если вас беспокоит сохранность содержимого письма, а не только вопрос, как правильно заполнить письмо, то вам следует позаботиться о составлении описи содержимого, а также указать необходимость получения уведомления о вручении.

Написание адреса на конверте

Итак, вы уж знаете о том, какие письма бывают, а теперь разберемся с вопросом, как заполнять конверт письма, чтобы оно дошло до адресата. Во-первых, все графы необходимо заполнять на русском языке, если письмо отправляется адресату на территории РФ, при этом в республиках в составе РФ можно пользоваться и иным языком. При международной переписке адрес пишется латиницей, а цифры должны быть арабские.

Адрес места назначения располагается справа внизу, адрес места отправки – слева вверху. Писать следует четкими буквами, сокращения не использовать и слова не исправлять. Предварительно можно ознакомиться с образцами оформления на сайте Почты РФ. там же можно уточнить и индекс места назначения корреспонденции.

В любом случае, имейте в виду, что все реквизиты адреса пишутся в определенном порядке:

  • Наименование юридического лица или ФИО гражданина.
  • Название улицы, номера дома и квартиры, затем населенный пункт, район (если необходимо), республика/область/край, страна, индекс арабскими цифрами.

Также простые и заказные письма, или перевод средств могут отправляться до востребования, тогда на конверте указывается адрес отделения почты и ФИО физического лица, при необходимости добавляется номер абонентского ящика.

Вот такие существуют особенности в отправлении писем, которые требуется учитывать.

Как правильно заполнить опись вложения

При оформлении посылки, бандероли, а также заказного письма нужна специальная опись вложения. Она представляет собой бланк, который включает в себя сведения о количественных и стоимостных характеристиках отправления. Перед тем, как положить опись в бандероль, посылку или заказное письмо, необходимо, чтобы она была завизирована. Понять, как заполнить опись вложения в заказное письмо. очень просто. В каждом отделении почты есть бланки, а также образцы заполнения. На первый взгляд, может показаться, что между заказным и ценным письмом нет разницы. Но на самом деле, что касается заказного письма, то его содержание не проверяется. Поэтому, если вы отправляете ценные бумаги, то лучше воспользоваться доставкой ценных писем, так как они отправляются с описью. Так вы будете уверенны, что весь перечень документов внесен в список описи вложения.

  • ! Пример правильнозаполненной описи вложения в письмо или посылку откроется по клику на картинку.

Также можно заполнить опись вложения онлайн. В Интернете много бланков, соответствующей формы. Для этого вам нужно заполнить их в соответствии с требуемыми данными, а затем просто распечатать и принести в отделение почты при оформлении отправки. Такой способ сократит время вашего пребывания в почтовом отделении. Ведь сейчас все хотят сэкономить свое время на более важные дела.

Для того, чтобы опись вложения в письмо заполнить в онлайн режиме, нужен образец, так как не всегда все пункты понятны. С этим тоже нет проблем, так как образцы все одной формы и вы правильно все заполните. Поисковая система выдаст вам множество сайтов, на котором можно скачать как сам бланк, так и образец заполнения.

Так как заполнять опись вложения в ценное письмо? Да очень просто. Оно содержит не такой большой перечень информации. В первой строке, указывается, во что осуществляется вложение, в данном случае в ценное письмо, далее кому и куда оно направленно. В графе «кому» указывается номер почтового отделения, на которое придет письмо. В графе «куда» #8212; полный адрес, на который будет осуществляться доставка с указанием страны, области, города, а также индекса почтового отделения. Затем идет перечень отправляемых предметов, их количество и ценность. Подробно расписывается название каждого отдельного предмета, в конце подводится итог их общей суммы, а также общей суммы оценочной стоимости.

Если отправление с объявленной ценностью, то оно подлежит к отправке открытым, но с описью вложения. При этом необходимо заполнить два экземпляра бланка. На каждом бланке необходима подпись отправителя. В случае, если среди оцененных предметов есть и не оцененные, напротив их названия необходимо поставить прочерк. После того, как бланки заполнены, их необходимо проверить по всем пунктам на идентичность. Если все соответствует, то работник почты расписывается и ставит почтовый штамп. Затем один из бланков прикрепляется к вложению и упаковывается, а второй отдается отправителю.

Ну вот, мы в принципе и разобрались, как заполнять опись вложения в письмо. Главное, все правильно указать и заполнить, тогда не будет никаких нюансов. Тем более, что вся необходимая информация предоставлена в свободное пользование.

Интересное на сайте:

Инструкция по направлению обращений посредством почтовой связи

Опубликовано svobodainfo в 21 Январь, - 14:10

Представляем Вашему вниманию полную инструкцию по направлению любых обращений посредством почтовой связи. В приложении к настоящей инструкции Вы можете ознакомиться с типовыми образцами заполнения почтового конверта и уведомления о вручении.

1. После составления Вами текста обращения, поставьте на заявлении дату, подпишите его и снимите с него копию (копия заявления должна остаться у Вас для того, чтобы в случае спора Вы могли подтвердить, какое именно заявление Вы направляли).

2. После подписания обращения поместите его в почтовый конверт. Лицевая сторона почтового конверта должна быть оформлена следующим образом:

  • В левом верхнем углу конверта укажите, от кого исходит письмо (Ваши фамилия, имя, отчество без сокращений), далее #8211; Ваш индекс и почтовый адрес.
  • В правом нижнем углу конверта укажите, наименование лица-адресата или должностного лица, адрес получателя в том числе его почтовый индекс.

3. Не отправляйте письмо, просто опустив его в почтовый ящик, поскольку у Вас не останется никаких доказательств отправки этого письма, и Вы не сможете проследить за тем, когда Ваше письмо будет получено адресатом.

4. Обращение необходимо отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении. Для отправки такого письма Вам нужно будет прийти на любое отделение почтовой связи и произвести нижеперечисленные действия.

5. Придя на почту, перед отправкой заказного письма Вам необходимо оформить уведомление о вручении (бланки уведомлений о вручении можно получить на почте у операциониста):

  • На лицевой стороне уведомления укажите вид уведомления #8211; простой (поставьте «галочку» напротив слова «простое»); ниже укажите вид отправления #8211; заказное письмо (поставьте «галочки» напротив надписей «письмо» и «заказное(ая)»).
  • На лицевой стороне уведомления в строках «Кому» и «Адрес» укажите ВАШИ фамилию, имя, отчество и ВАШ почтовый адрес с индексом.
  • На обратной стороне уведомления в строке «вид отправления» напишите «заказное письмо с уведомлением».
  • На обратной стороне уведомления в строках «наименование адресата» и «адрес» укажите наименование получателя письма, его адрес и индекс.
  • Остальные графы уведомления оставьте незаполненными, они заполняются работниками отделения почтовой связи.

Смысл отправки письма с уведомлением о вручении заключается в том, что после доставки Вашего письма адресату оформленное Вами уведомление о вручении будет возвращено почтой в Ваш адрес. На этом уведомлении будет проставлена отметка о том, когда адресат получил Ваше письмо, а также будет стоять подпись уполномоченного представителя получателя Вашего отправления.

Таким образом, уведомление о вручении Вам необходимо для того, чтобы у Вас были доказательства отправки Вами письма и получения его адресатом в случае, если адресованное лицо будет отрицать получение от Вас какой-либо корреспонденции, не предоставит Вам ответ на Ваше обращение, ответит с нарушением сроков, установленных законом и т.п..

6. После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять Ваше заказное письмо:

  • Уточните у работников почты, в каком окне принимают заказные письма, и подайте Ваше письмо непосредственно работнику почты, который занимается приемом заказных писем.
  • Работник почты примет у Вас заказное письмо и после внесения Вами оплаты за отправку письма #8211; выдаст чек.
  • Сохраняйте чек, полученный на почте за оплату отправления. Он будет служить подтверждением факта отправки Вами письма в адрес государственного органа и может быть Вам необходим в случае защиты Ваших нарушенных прав в суде или иных органах.

7. Вместо отправки заказного письма с уведомлением о вручении, Вы также можете отправить Ваше обращение ценным письмом с описью и с уведомлением о вручении .

Преимущество отправки ценного письма по сравнению с заказным состоит в том, что после отправки ценного письма у Вас останется не только подтверждение факта отправки письма конкретному адресату (т.е. чек), но и подтверждение того, какие именно документы были Вами отправлены, а именно #8211; опись.

8. Ценное письмо, как и заказное, отправляется Вами непосредственно на отделении почтовой связи. При отправке ценного письма учтите следующие особенности:

  • Лицевая сторона почтового конверта заполняется в порядке, указанном в пункте 2 настоящей Инструкции, но помимо всего прочего в правом верхнем углу (немного выше строки «Кому») Вам необходимо указать сумму объявленной ценности Вашего письма, например, написать следующую фразу: «с объявленной ценностью 10 (десять) рублей 00 копеек» (или указать другую сумму ценности; обратите внимание, что указанная Вами на конверте сумма объявленной ценности должна соответствовать сумме ценности, указанной Вами в описи, о чем читайте ниже).
  • При отправлении ценного письма с описью не заклеивайте конверт перед его отправкой (конверт с вложенными в него документами подается почтовому работнику незаклеенным);
  • Перед отправлением письма Вам следует заполнить опись. Опись заполняется в двух экземплярах. Бланки описи Вы также можете получить на почте;
  • В описи подробно опишите, какие документы Вы вкладываете в конверт с указанием наименования документов, их даты и иных реквизитов по которым можно будет идентифицировать отправленные Вами документы. Кроме того, отразите в описи количество листов в каждом документе, и укажите общую ценность этих документов, например, 10 рублей (размер ценности определяется на Ваше усмотрение). После заполнения бланков описей поставьте свою подпись на обоих экземплярах описи;
  • Отправление письма с описью не отменяет необходимости заполнять бланк уведомления о вручении письма. Уведомление заполняется в том же порядке, что и при отправке заказного письма, со следующими особенностями;
  • На лицевой стороне, помимо «галочки» напротив строки «письмо», Вам необходимо поставить «галочку» напротив строки #8211; «с объявленной ценностью» (вместо «галочки» напротив строки «заказное(ая)»). Остальные строки на лицевой стороне заполняются так же, как и при отправке заказных писем без описи (см. пункт 5 настоящей Инструкции);
  • На обратной стороне уведомления в строке «вид отправления» укажите «письмо с объявленной ценностью», а в графе «сумма объявленной ценности» необходимо указать ту сумму, в которую Вы оцениваете письмо (это должна быть та же сумма, что Вы ставите в описи).

9. После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять Ваше ценное письмо с описью:

  • Уточните у работников почты, в каком окне принимают письма с объявленной ценностью, и подайте Ваше письмо непосредственно работнику почты, который занимается приемом таких отправлений;
  • Работник почты после принятия Вашего не заклеенного конверта с описью (в двух экземплярах) ставит печати на обоих экземплярах описей. Одна опись остается у Вас на руках #8211; это может понадобиться Вам для защиты Ваших прав в суде для подтверждения того, какие именно документы Вы отправляли. Второй экземпляр описи вкладывается в конверт, после чего сотрудник почты его заклеивает.
  • Сохраняйте чек, полученный на почте за оплату отправления, аналогично отправке заказного письма, а также опись вложения в ценное письмо. Они будут служить подтверждением факта отправки Вами письма и конкретных документов и могут понадобиться Вам в суде для защиты своих прав.

Источники: http://faqukrpro.ru/kompjuter-i-po/jelektronnaja-pochta/40538-kak-zapolnjat-pismo.html, http://pochtagid.ru/letters/kak-pravilno-zapolnit-opis-vlozheniya/, http://old.svobodainfo.org/ru/node/736






Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением



Как правильно:



Статьи по теме:

Как правильно устанавливать кеш андроид

Как установить кэш. Или Что такое игры далее...

Принято считать самыми правильными

Prostopravo.com.ua Как рассчитать размер своей пенсии самостоятельно? Для начала далее...

Как правильно сдать анализ на копрограмму

Копрограмма – как правильно сдавать? Копрогрограмма – далее...


Популярные:

Какие порции должны быть при правильном питании (32)
Правильно заполнять журнал бактерицидной лампы (28)
Правильно сдать онкомаркер са 125 (24)
Распоряжение принято или издано как правильно (17)
Как правильно вводить лекарство в катетер (16)
Как правильно уложить теплый водяной пол видео (15)

Наиболее читаемые:

Как правильно одеть леску на триммер

Перезаряжаем мотокосу. Как наматывать леску на катушку далее...

Как правильно составлять формулу мицеллы

Составление формулы мицеллы коллоидного раствора для специальностей 19.02.03 далее...

Как правильно вставлять в ухо гарнитуру bluetooth

Беспроводная гарнитура для телефона Стремление к комфорту и далее...