» Как правильно заполнять

Правильно заполнять книгу движения трудовых книжек

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В Книге делаются записи о следующих событиях:

• Получение от принятого работника его трудовой;
• Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
• Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
• Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
• Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к внешнему виду Книги

Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:

• У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
• Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
• Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
• На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
  • название журнала;
  • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
  • дату заведения реестра;
  • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

Важно! Право на заверение Книги закреплено только за руководителем организации или ИП. Ни его заместитель, ни лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не могут расписаться в записи на обороте журнала.

• Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.

Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица.

Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек

Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10. предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.

Журнал учета трудовых книжек #8212; правила хранения и заполнения

Все трудовые книжки работников, вместе с вкладышами и бланками, в обязательном порядке хранятся у работодателя. Помимо хранения, требуется вести учет этих документов, для чего предназначен специальный журнал, или книга учета.

Необходимо ведение журнала учета трудовых книжек, как работодателями – организациями, так и работодателями – индивидуальными предпринимателями. Заполнение этого документа имеет определенные правила, исключающие произвольную форму.

Что такое журнал по учету трудовых книжек?

Трудовые книжки учитываются в журнале, который представлен в виде книги с множеством страниц. Он имеет 13 граф и утвержден Министерством труда России. Формат журнала – А4.

Эта книга имеет производственный выпуск, ее можно приобрести. Так же допускается изготовление этого документа в учреждении при условии соблюдения специальных требований.

Учет документов производится сотрудником кадровой службы. В него заносятся данные принятых книжек сотрудников, которых оформляют на рабочее место. Так же в него записываются сведения из впервые созданных книжек, и тех, которые выдаются работникам.

Проверка ИП на сайте налоговой нужна, чтобы узнать о будущей встрече с ФНС. Здесь говорится видах проверок этой госслужбы .

Желаете купить франшизу «Стардогс»? Не узнаете условия приобретения? Тогда читайте статью.

Вкладыш тоже регистрируется, если он присутствует в книжке. В ситуации, когда вкладыш был получен работником в другом учреждении, требуется внести лишь сведения, которые есть в его трудовой книжке. Данные из вкладыша записываются в следующую строку журнала.

Заполнение

Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:

• 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
• 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
• в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
• 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
• в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
• 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
• 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
• 10-я графа – для подписи кадровика. которому передавалась трудовая книжка;
• в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
• в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.

При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.

В связи с этим, в 12-ю и 13-ю графу журнала пишут дату и номер уведомления, которое отправлено сотруднику, а так же дату отправления почтой (если сотрудник дал согласие).

В том случае, если на предприятии сотруднику оформляли вкладыш, увольняясь, ему необходимо поставить подпись не только за то, что он получил трудовую книжку, но и за получение вкладыша, так как он был зарегистрирован отдельно.

Опломбирование

Журнал необходимо опломбировать или опечатать сургучом, захватывая частично бумажный лист, кончики шнуровки и часть обложки. Когда книга пломбируется, пломбу ставят на кончики шнуровки, которые выступают.

Пломба для опломбирования – номерная, индикаторная. Она сделана в виде уникального индикаторного устройства с однократным применением. С помощью нее можно обнаружить незаконный доступ к журналу. Требуется фиксирование номера пломбы на титульном листе. Без наличия этой записи опломбирование журнала считается недействительным.

Как заверить журнал учета движения трудовых книжек? Об этом рассказывается в видеоролике.

Оформление

Журнал учета движения трудовых книжек образец заполнения скачать вы можете, если перейдете по ссылке.
Ввиду того, что книга учета движения трудовых книжек используется в течение долгого периода, предпочтительнее, чтобы она была в твердой и плотной обложке. Страницы прошиваются с помощью ниток. Требуется обозначение нумерации страниц. Журнал необходимо прошнуровать, кончики шнуровки закрепить на обложке внутри. Для этого на них нужно приклеить небольшой бумажный листок.

На лицевую обложку книги учета приклеивается этикетка, на которой пишется название учреждения, название самого журнала (книги), и даты, когда он начат, и когда закончен. Так же на нее ставится роспись работника #8212; кадровика. Подпись может ставиться и на оборотную сторону. Записи в книге учета производятся шариковыми, гелевыми или чернильными ручками. Цвет чернил – синий, фиолетовый, черный.

Если есть сотрудник, не прошедший испытательный срок, то следует оформить официальную процедуру увольнения. Как это сделать? Приглашаем прочесть подробности.

Недопустимо делать зачеркивания и исправления. Также запрещается прибегать к помощи корректирующей жидкости. При допущении кадровиком ошибки, он должен написать, что она недействительна. Можно предварительно сделать графу для примечаний перед началом ведения журнала, куда будут вноситься сведения о сделанных ошибках.

Книга, отвечающая за учет трудовых книжек, должна быть заверена подписью руководства учреждения. Необходимо поставить количество страниц и дату. Все эти данные записываются на бумажном листке, который приклеен на обложку внутри. Журнал ведут до тех пор, пока он полностью не будет заполнен. Достигнув последней страницы, в нем ставят число и передают на архивное хранение. Храниться в архиве он должен 75 лет.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек?

Поскольку трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности, то следует производить их правильный учет. Учет осуществляется путем регистрации данных документов в определенной учетной форме. Для этого у каждого работодателя (юрлица либо индивидуального предпринимателя) должна быть в наличии книга учета движения трудовых книжек.

Ведение этой книги обязан осуществлять либо сам работодатель, либо кадровая служба, либо назначенные ответственные лица, которые занимаются оформлением приема и увольнения сотрудников.

Исходя из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек данная книга учета должна отвечать следующим требованиям:

• все страницы должны быть пронумерованы;
• наличие шнуровки и опломбировки либо скрепления сургучной печатью;
• книга заверяется подписью работодателя.

Желательно, чтобы эта книга имела твердый переплет, так как ее заполняют в течение нескольких лет, а после передают в архив на длительное хранение.

Заполненная книга движения трудовых книжек хранится 75 лет.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см. ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги.

В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

• принятые от них при поступлении на работу,
• выданные им, как поступающим на работу впервые,
• а также вновь выданные вкладыши в трудовые книжки.

Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует.

к Постановлению Минтруда России
от 10.10.2003 № 69

КНИГА
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

В книге учета необходимо заполнять все пронумерованные графы:

1 #8212; проставить регистрационный номер в порядке поступления.

2, 3, 4 #8212; проставить дату арабскими цифрами. В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу.

5 #8212; полностью вписать фамилию, имя, отчество сотрудника. Указание инициалов недопустимо.

6 #8212; проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша). В случае получения от сотрудника трудовой книжки образца 1938 г. в этой графе ставится прочерк, потому что серия и номер в данных книжках отсутствуют.

7 #8212; вписать должность, профессию, специальность работни­ка, владельца трудовой книжки (вкладыша), согласно штатного расписания.

8 #8212; указать место работы (структурное подразделение).

9 #8212; указать номер и дату приказа, которым был оформлен прием сотрудника. Если регистрируется вкладыш, то в данной графе ставится прочерк.

10 #8212; проставить подпись лица, ответственного за прием (заполнение) трудовых книжек.

11 #8212; проставить сумму в рублях, которая была получена от работника за оформленную ему трудовую книжку (вкладыш). Если организация не взимает данную плату с работника, в этой графе следует сделать прочерк.

12 #8212; при увольнении сотрудника проставить дату выдачи ему трудовой книжки.

13 #8212; уволенный работник проставляет подпись, подтверждая этим факт полу­чения своей трудовой книжки в этот день.

Если на предприятии велась книга учета движения трудовых книжек ранее утвержденной формы, то целесообразно будет не заменять ее книгой нового образца до ее полного заполнения, поскольку содержание этих книг не имеет существенных отличий (в старой книге образца 1974г. было 14 граф для заполнения). Если же книга учета ранее велась в произвольной форме, то ее заполнение необходимо будет завершить, пояснив причину, и начать ведение новой книги установленного образца. При этом старая книга должна храниться весь положенный срок, поскольку в ней записаны сведения о ранее полученных и о выданных уволенным сотрудникам трудовых книжках.

Если в период работы сотруднику был оформлен вкладыш, то следует в его трудовой книжке произвести запись #171;Выдан вкладыш#187; и проставить серию и номер данного вкладыша.

При увольнении работнику следует расписаться и за получен­ную им трудовую книжку, и за выданный и оформленный ему вкладыш в разных строках книги учета и, конечно же, в своей личной карточке.

Исправление записей

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ответственный за ее заполнение работник может нечаянно допустить какую-либо ошибку, которую затем обязательно нужно будет исправить. Как производить исправление ошибок в данной книге законодательно не описано.

Одним из вариантов исправления ошибок в таком рукописном документе является внесение под ошибочной записью пометки «Запись за №__ считать не действительной#187; и затем вписать правильный текст. Исправление следует подтвердить подписью ответственного работника, который внес это исправление.

Ответственность

Работодатель обязан на должном уровне организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Отдельным приказом он может назначить должностное лицо, которое будет нести ответственность за правильный учет и хранение трудовых книжек.

За несоблюдение описанных выше установленных правил ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности работодателя до девяноста суток либо наложение штрафа в размере:

от 1000 до 5000 рублей

#8212; на физлиц индивидуальных предпринимателей

#8212; на ответственных должностных лиц,

от 30000 до 50000 рублей

#8212; на юридических лиц.

Вместе с этим материалом часто читают:

Источники: http://ip-spravka.ru/zapolnenie-trudovoj-knizhki/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek, http://101million.com/dokumenty/zhurnaly/ucheta-trudovyh-knizhek.html, http://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kak-vesti-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением