Главная » Как правильно составлять

Как правильно составлять письма в организации



Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.

Что можно запрашивать?

  • Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).
  • Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

Структура письма

Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

  • сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
  • затем – дата составления и исходящий номер документа;
  • заголовок, отражающий суть вопроса;
  • обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
  • суть вопроса;
  • благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
  • благодарность;
  • должность, ФИО и подпись отправителя.

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.

Как писать?

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  • «на основании наших предварительных договорённостей»;
  • «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
  • «в соответствии с заключенным договором»;
  • «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07. № 397-ФЗ ». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

  • «просим сообщить о »;
  • «будем крайне признательны, если Вы »;
  • «просим выслать ».

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

  • «просим ответить по возможности скорее»;
  • «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
  • «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
  • «с нетерпением ждём Вашего письма»;
  • «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Образец письма-запроса о предоставлении документов

«Уважаемый Владимир Александрович!

Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

  • устав организации;
  • свидетельства ОГРН и ИНН;
  • свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
  • приказ о назначении на должность генерального директора.

Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на general@site.com)».

Образец письма-запроса о предоставлении информации

«Уважаемый Пётр Владимирович!

Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».

Образец письма-запроса о разъяснении

«Уважаемый Александр Петрович!

В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять. А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов . И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения :

  • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
  • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
  • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

  • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
  • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
  • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо :

  • Просим предоставить данные о. подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
  • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.


В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

  • С уважением, «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

  • «С наилучшими пожеланиями»,
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
  • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
  • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма. о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Совет 1: Как правильно составить деловое письмо

Деловое письмо - это основной элемент деловой переписки. Именно от грамотности составленного документа зависит положительный имидж компании. Составлением деловых писем занимаются секретари и помощники руководителей компании.

Составление делового письма

Написание делового письма обязательно имеет цель: предложить сотрудничество, увеличить продажи организации, ускорить процесс оплаты товаров, предъявить претензии, поблагодарить о чем-то, заключить сделку, поздравить. Письмо должно быть составлено с конкретной целью и она должна быть максимально в нем выражена. Обязательно узнайте подробности о компании, куда вы собираетесь отправлять письмо. О потенциальном партнере нужно знать максимум.

Зачастую компании рассылают массу писем с предложением товаров или услуг, но при этом об адресатах имеется минимум информации. Это главная ошибка всех начинающих бизнесменов. Ведь получателю письма всегда приятнее знать, что обращаются к нему лично. Обращение к человеку по имени - это основа успешного письма о продаже товара, например. И даже если вы не знаете имени адресата, то в любом случае нельзя писать должность человека в сокращенном варианте при обращении к нему.

Оформление делового письма

В идеале каждая компания имеет свой фирменный знак. Именно на нем и оформляется деловое письмо. На фирменном бланке всегда указано наименование организации, местонахождение фактическое и юридическое, контакты, сайт, электронный адрес, логотип и другие данные об организации. Поля делового письма: нижнее, верхнее, правое и левое имеют стандартные размеры. Левое поле - 3 см, так как все документы отправляются на подшивку. Правое поле - 1,5 см. Верхний и нижний отступ: 1 см.

Каждое деловое письмо начинается с краткого и броского заголовка, который располагается посередине. В заголовке непременно раскрывается содержание текста. Шапка делового письма содержит: наименование компании-получателя с указанием ФИО, а также должность лица-получателя (в правом верхнем углу). Левый верхний угол под шапкой - это место для указания регистрационного (исходящего) номера письма и даты. Если деловое письмо пишется как письмо-ответ, то следует указать, на какой документ отвечает это письмо. Заголовок делового письма указывается после даты и номера документа. Подпись отправителя указывается в конце письма. Также обязательно пишется ФИО и должность.

Если в письме указываются какие-либо финансовые данные о компании, то внизу также должна стоять подпись главного бухгалтера. Порядок расположения подписей такой: вначале подпись генерального директора, а под ней главного бухгалтера. Также в конце письма на подпись ставится официальная печать организации. Шрифт Times New Roman 12-й размер и одинарный интервал - это стандарт для официальной деловой переписки. Деловое письмо, являющееся серьезным предложением, принято отправлять отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. Курьер лично вручает письмо руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно доставляется в большом фирменном конверте, который отпечатан типографским способом. Все это работает на создание благоприятного имиджа компании.

Совет 2: Как написать деловое письмо

Деловые письма следует отличать от личной переписки. К их написанию необходимо подходить с особой внимательностью. Тема таких писем остается актуальной и в настоящее время. Их направляют друг другу партнеры, работодатели работникам и наоборот. Существует ряд правил, отступление от которых при написании деловых писем недопустимо.

  • - документы предприятия;
  • - реквизиты адресата;
  • - цель составления письма.

В правом верхнем углу делового письма, как правило, следует написать фамилию, имя, отчество и должность лица, которому оно адресовано. Если происходит переписка между разными компаниями, то необходимо указать юридический адрес предприятия, куда будет направлено письмо.

Посередине листа напишите обращение к адресату. Обязательно следует уважительно обращаться к лицу (лицам), до которого вы желаете донести какую-либо информацию. Не допускается по правилам никаких сокращений в данной строке, поэтому это необходимо учитывать.

Содержание делового письма должно начинаться с вступления, события, которые послужили возникновению определенной ситуации. Далее вам следует указать основную цель письма, по которой и идет его составление. Это может быть приглашение, к примеру, на выставку, поздравление с какой-либо значительной датой, принесение соболезнований, коммерческое или другого рода предложение, запрос о какой-то информации, ответ на аналогичное письмо, высказывание просьб о чем-либо, претензий по каким-то вопросам и многие другие цели, побудившие написать вас деловое письмо.

После описания цели подведите итоги, результаты, которые вы желали бы получить, направив деловое письмо адресату. К примеру, если вы предлагаете своему партнеру ознакомиться с появлением новой продукции, то итог может быть написан следующим образом: «Надеюсь (надеемся), что вы оцените качество новых товаров».

К письму необходимо приложить документы, если это прописано в тексте делового письма. Если вы выступили с предложением новой продукции, представьте адресату прайс-лист и презентацию товаров.

Как правило, заканчивать деловое письмо необходимо словами: «С уважением», далее укажите должность лица, от имени которого оно написано, его фамилию, инициалы. Принято считать, что следует указывать контактный номер телефона, адрес места нахождения предприятия, адрес электронной почты.

Источники: http://dezhur.com/db/docs/examples/pisma/sostavlyaem-pis-mo-zapros-obrazcy-i-principy-oformleniya.html, http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/delovaya-perepiska-blank-pisma.html, http://www.kakprosto.ru/kak-852472-kak-pravilno-sostavit-delovoe-pismo






Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением



Как правильно:



Статьи по теме:

Правильное питание неделю похудеть

Красивая фигура для женщины значит очень много. далее...

Как правильно вводить гинофорт

ГИНОФОРТ Регистрационный номер. П N015895/01-300610 Торговое название. Гинофорт Международное далее...

Как правильно шпаклевать машину видео

Как шпаклевать авто своими руками видео далее...


Популярные:

Правильно сдать анализ цитологию (364)
Правильно заполнять журнал бактерицидной лампы (296)
Как проверить правильно ли заполнен кудир 1с (230)
Как правильно одеть покойника женщину (212)
Феррум лек правильно вводить внутримышечно (174)
Полижинакс как правильно вводить (150)

Наиболее читаемые:

Как правильно одеть памперс лежачему больному видео

Привлечение внимания к лежащим больным. Когда в далее...

Как правильно резать плитку плиткорезом видео

Главная Укладка плитки и ремонт Как резать плитку далее...

Как правильно спроектировать фундамент для дома

Как спроектировать фундамент частного дома? Опубликовал автор этого блога далее...