» Как правильно составлять

Юридически правильно составленные письма

Как написать деловое письмо

Вы считаете, что писать письма уже не модно и не принято? Увы, вы ошибаетесь. Возможно написанные не от руки, не запечатанные в конверт и не доставленные почтальоном адресату, а отправленные при помощи электронной почты. Такие письма сегодня считаются наиболее важным и удобным способом общения и передачи информации.

Письма друзьям или родителям не имеют жестких рамок оформления, все они в творческом смысле индивидуальны, имеют свою душу и свое обаяние. Но существует еще одна сфера общения, где оформлению письма уделяется повышенное внимание – это деловая переписка. Данный вид общения используют партнеры по бизнесу, заказчики, клиенты, сотрудники и работодатели. Поэтому надо точно знать правила написания таких писем, отличия личного и делового писем, как правильно составить деловое письмо для различных ситуаций, какие использовать слова, в какой последовательности их разместить. Ведь любое отступление от установленных правил может сделать письмо юридически неправомерным. Так как написать деловое письмо правильно?

Особенности делового письма

Во-первых, необходимо использовать фирменный бланк с указанием всех данных: полное и сокращенное наименование компании, ее логотип, почтовый и электронный адреса, телефоны, банковские реквизиты.

Во-вторых, текст должен быть максимально кратким, но в тоже время полностью раскрывать вопрос. который предполагается решить данным конкретным посланием: будь то предложение, просьба, поручение, подтверждение, претензия, напоминание, запрос, соболезнование, поздравление или ответ на них.

В-третьих, изложение должно быть плавным, удобочитаемым и грамотным. Предложений, к концу которых теряется нить повествования, следует избегать. Всегда надо помнить: встречать будут по одежке. Поэтому, безукоризненно оформленная и составленная «бумага» повышает шансы на благоприятное разрешение дела и способствует формированию у адресата позитивного мнения о компании.

Общепринятые правила написания

Письмо начинается с шапки. которая выносится в правый верхний угол бланка. В ней, как правило, жирным шрифтом указывается полное название должности получателя, его фамилия и инициалы: «Председателю Союза писателей Пушкину А.С.».

Ниже, по центру, располагается само обращение. в котором указывается либо личное имя, либо должность. Винегрета из того и другого делать не стоит. Например, по имени: «Уважаемый господин Пушкин» или «Уважаемый Александр Сергеевич», по должности: «Уважаемый господин председатель». Чем руководит человек – указывать не надо, в шапке об этом уже сказано.

В конце обращения. в зависимости от тона письма, можно поставить восклицательный знак. При этом следует избегать корявых (неблагозвучных) сочетаний, к примеру: «Уважаемый господин заместитель начальника». Здесь лучше обратиться по имени. Кроме того, в деловых письмах не используются различные сокращения: «т.к.», «г-н», «г-жа», «и т.д.», «и т.п.», а также инициалы человека.

Повествование необходимо начать со вступления. где кратко изложить причины и цели написания письма. Затем излагается непосредственно суть и идея делового письма (просьба, предложение, поздравление и т.д.). Завершает письмо краткое резюме. где рекомендуется употреблять следующие фразы: «Надеемся/надеюсь…», «Уверен/уверены…» и подобные.

Если вместе с письмом необходимо отправить дополнительные документы, то после основного текста делается пометка «Приложение». и перечисляются названия документов с указанием количества листов. Либо проще: «Приложение на. листах».

Все деловые письма подписываются руководителем. Процедура подписания начинается обычно со слов, указывающих на лояльность и дружелюбие: «С уважением. », «С глубоким уважением. ». Далее, слева направо: должность руководителя, подпись, инициалы и фамилия. Ставится дата, и письмо готово.

Читайте также:

Как юридически правильно написать доверительное письмо - где найти образец?

Доверительное письмо для получения груза должно включать в себя следующие пункты.

1. Город и дата - где и когда было оформлено доверительное письмо на получение определённого груза.
2. Полное название юридического лица или же фамилию плюс инициалы физического лица, являющегося предпринимателем.
3. Обозначение того официального представителя, который действует в соответствии с уставом организации (чаще всего это директор организации), либо официального свидетельства, которое было нотариально подтверждено.
4. Затем следует выражение который этим доверительным письмом уполномочивает , после чего стоят инициалы и фамилия доверенного лица вместе с паспортными данными (по той причине, что при получении груза доверенное лицо в обязательном порядке должно предоставить документ, по которому была выдана доверенность).
5. Теперь следует выражение получать в подразделении . (представительства товарно-экспедиционной фирмы). грузы, которые приходят для вышеуказанного юр. лица или физ. лица-предпринимателя с правом подписи документов об их получении .
6. Следующая строка должна заканчиваться словами свидетельствую . Перед этими словами должен расписаться уполномоченный от организации со своей фамилией и инициалами.
7. В следующей строке должна значиться дата (срок действия данной доверенности). Звучать это должно приблизительно так Доверительное письмо является действительным до. без права передоверивания третьему лицу .
8. В конце письма стоит расписывается директор и ставится дата подписания плюс мокрая печать организации.

В случае, если груз доставляется по безналичному расчёту, доверенное лицо получает счёт на проведение оплаты, а также договор об услугах по перевозке груза. Квитанция в данном случае будет являться дополнительным документом, необходимым для получения груза доверенным лицом.

Образец доверительного письма в связи с отправкой груза может выглядеть например вот таким образом .

модератор выбрал этот ответ лучшим

Если вы пишите доверенность от организации или ИП, то заверять ее нигде не требуется. Достаточно будет подписи руководителя и печати организации. Во избежании проблем запаситесь бланками доверенностей. Для доверенностей на получение ТМЦ существует две установленные формы ф. № М-2 и ф. № М-2а . Выдача доверенностей подлежит учету в журнале регистрации и учета выданных доверенностей. Проще всего заполнять их автоматически с использованием бухгалтерских программ (1С или Сбис++). При заполнении доверенности обязательно заполняйте все графы, не оставляйте их пустыми.

в избранное ссылка отблагодарить

Образец письма-просьбы

Письмо-просьба составляется с целью получения информации, документов или совершения каких-либо действий, необходимых автору. Его направляют конкретному человеку или в адрес организации. На данный вид письма требуется дать ответ .

Чтобы написать письмо-просьбу, необходимо следовать общим правилам деловой переписки и оформления деловых писем. В практике ведения делопроизводства любой организации довольно часто используется письмо-просьба, образец в этой статье послужит хорошим для вас примером.

Письмо составляют как можно более простыми словами и в краткой форме, но с указанием конкретных деталей, касающихся непосредственно просьбы. Типичные примеры изложения – «Просим Вас …» сделать нечто, «Просим Вашего содействия…», «Надеемся получить…» и др.

Саму просьбу может предварять обоснование – причины написания вами письма. Допускается в одном письме высказывать несколько просьб («Также просим Вас …», «Одновременно просим …»).

Можно сообщить в письме о желании получить ответ к определенному сроку, чтобы стимулировать адресата быстрее дать ответ. Но только, если это будет выглядеть корректно и вежливо. Подумайте, как вы сами реагировали бы в подобном случае.

Образцы письма-просьбы

Теперь очередь дошла до конкретных примеров. Письмо-просьба – образец оформления можно просмотреть или скачать в формате doc.

Вот вам другой пример письма-просьбы в налоговую инспекцию о продлении срока предоставления документов. Внешнее оформление письма аналогично приведенному выше образцу, поэтому приводится только текст самого письма.

ИФНС №… в наш адрес направила требование от 29.10. № 8562 о предоставлении документов для проведения проверки в отношении ООО «…название партнера». Общий объем запрашиваемых документов составляет более тысячи листов. В связи с временным отсутствием бухгалтера из-за болезни Общество не успевает подготовить требуемый комплект документов к указанному сроку.

В соответствии с п. 5 ст. 93.1 НК РФ просим продлить срок подготовки указанных документов на десять рабочих дней.

Примеры письма-просьбы приведены с обстоятельным обоснованием причины написания просьбы. Поскольку письма составляются в произвольной форме, то у вас имеется большой размах для проявления фантазии в изложении собственной убедительной просьбы.

Вот еще образец письма-просьбы – на этот раз без пространного изложения побудивших причин к его написанию.

Просим выделить денежные средства в объеме 108 тыс. руб. в I квартале года на научно-техническую обработку документов архива подразделения таково-то ОАО «Карапец» согласно представленной ранее заявке на финансирование от 00.00..

Другой пример письма-просьбы

В связи с планированием открытия сети фитнес-центров в вашем городе просим Вас сообщить о готовности проведения для нас дополнительного исследования локального рынка спортивно-оздоровительных услуг по ценовой и ассортиментной политике клубов.

Думаю, на основании приведенных образцов вы получили представление, как составить письмо-просьбу. И теперь вам написать собственный вариант письма не составит особого труда.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Источники: http://chaechka.ru/obschestvo/karera/372-kak-napisat-delovoe-pismo.html, http://www.bolshoyvopros.ru/questions/914137-kak-juridicheski-pravilno-napisat-doveritelnoe-pismo-gde-najti-obrazec.html, http://delo-ved.ru/obraztsy-dokumentov/obraztsy-pisem/pismo-prosba-obrazes.html

Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением